La communauté de pratique et la veille collaborative
L’un des quatre axes du mandat des ADN est la veille. Dès le début de leur mandat, ils ont vite réalisé qu’ils étaient « 47 veilleurs » et que ce mandat pourrait prendre un sens plus collectif que leurs autres mandats (concertation, formation et projets) qui eux sont plus orientés vers leurs organismes d’accueil.
Dès juillet 2019, un outil collectif de bonnes pratiques de veille a été développé pour la communauté de pratique.
Par contre, il a toujours été clair au sein de la communauté de pratique que la veille ne devait pas accaparer tous les efforts des uns et des autres. Il ne faut pas « virer fous » avec la veille! Il y avait d’autres mandats et chantiers à mettre en place.
Cette page présente un résumé des expérimentations au cours des trois premières années de la communauté de pratique.
La veille collaborative pour répondre à des préoccupations communes[modifier | modifier le wikicode]
Plusieurs sujets de veille se sont rapidement imposés au sein de la communauté de pratique puisqu’ils répondaient à un besoin ou une préoccupation partagée.
Voici quelques exemples :
- Le répertoire des sources de veille numérique (répertoire_sources_veille_numérique). Il a été initié par des ADN issus de la SODEC qui ont exprimé ce besoin dès l’été 2019.
- Le répertoire des formateurs (Répertoire collaboratif de formateurs-trices). Il a également été initié en 2019 notamment par des ADN qui n’avaient pas la chance d’avoir dans leur organisme d’accueil des coordonnateurs à la formation associés au comité sectoriel de Compétence Culture. Ce tableau est toujours utilisé par les ADN deux ans plus tard.
- Le tableau « Événements, animations et rencontres_Ressources en ligne » est né, quant à lui, quelques semaines avant le début de la pandémie. Un groupe « testeurs ADN » est né pendant la pandémie pour répondre à des besoins très techniques. Ce répertoire comprend des outils de sondage en ligne, les outils de tableaux interactifs, des ressources pour les formations/formateurs sur l’animation en ligne, des ressources pour l’organisation d’AGA en ligne, les types de plateformes ainsi que le partage de bonnes pratiques pour l’animation en mode virtuel.
- Enfin, au printemps 2021, un groupe d’ADN a initié le tableau sur la veille sur le financement des projets numériques.
Ces outils de collecte de la veille sont encore bien présents au sein de la communauté. Ils répondent à un besoin collectif et aident les ADN dans la réalisation de leur mandat.
Par ailleurs, la veille plus spontanée, non structurée, a aussi sa place, puisqu’elle apporte des bénéfices aux membres de la communauté. Ainsi, au fil du temps, le principal outil de communication de la communauté de pratique, Slack, a vu multiples canaux dédiés à la veille être créé, comme les canaux #veille_événements, #télétravail ou #zonegeek.
Au printemps 2021, la communauté de pratique a même exploré un canal de veille automatisé en activant des flux RSS incontournables pour les ADN.
La veille collaborative pour répondre aux besoins des organismes d’accueil[modifier | modifier le wikicode]
La veille sur le financement énoncée ci-haut a permis à plusieurs ADN de contribuer sur un sujet de veille répondant à des besoins spécifiques à leur organisme d’accueil mais un besoin qu’ils avaient tout de même tous en même temps.
Pour aller plus loin, une ADN, Isabelle L’Heureux / Demainjeudi, a aussi expérimenté le transfert des données de veille sur AirTable, puis sur un site de ressources destiné aux membres de son organisation. Afin de faire bénéficier le plus grand nombre de personnes de l’outil, celui-ci a été intégré à une page Web accessible publiquement. Voir la section Programmes de soutien pour développer des projets en lien avec le numérique dans cette page Web. Beaucoup d’autres liens de veille sont aussi partagés dans cette page.
Une autre ADN, Gisèle Henne / Gisele-henne, a aussi publié différentes ressources sur des pages Web accessibles à tous. Ces pages se veulent des références pour les membres de son organisation : Écosystème culturel numérique et Répertoire de ressources.
La veille collaborative pour répondre à un besoin ponctuel[modifier | modifier le wikicode]
Au cours des premiers mois de la pandémie, les ADN se sont mobilisés autour d’un projet de veille collaborative. En dehors des chantiers, cette expérimentation représente une réalisation concrète de la communauté de pratique. C’est ainsi qu’est né le projet #CultureChezNousQc.
Le répertoire dynamique #CultureChezNousQc est élaboré dans un effort collectif des agents de développement culturel numérique. Il avait pour but de recenser l’ensemble des initiatives numériques exceptionnelles du milieu culturel afin d’aiguiller le public, de mener une veille centralisée et intersectorielle et de valoriser l’originalité des pratiques pendant la période de confinement. Les ressources étaient présentées sous différentes catégories : cinéma et télé, arts de la scène, livres et littérature, arts visuels, archi et métiers d’art, patrimoine et musées, musique.
Retour sur les apprentissages[modifier | modifier le wikicode]
En juin 2021, la communauté de pratique des ADN a planifié une rencontre de partage de bonnes pratiques. Les ADN ont échangé sur certaines réalisations issues de la communauté de pratique ou de leurs organisations :
- Projet Culture chez nous (Fabrice/Fabrice Posteo)
- Veille Diigo (Fabrice/Fabrice Posteo pour le projet Culture chez nous et Claudia/Skody26pour le veille au sein de la SODEC)
- Tableau sur la veille sur le financement - printemps 2021 (Isabelle/Demainjeudi en collaboration avec Christian et Ninon)
À partir de ces expérimentations, les ADN ont défini des bons coups, des bonnes pratiques, les nœuds et les problèmes rencontrés.
Voici un résumé de ces apprentissages :
La veille collaborative doit répondre à un besoin collectif.[modifier | modifier le wikicode]
Une organisation sectorielle qui a un besoin de veille pour ses membres sollicite de l’aide des ADN régionaux et reçoit peu d’engagements. Ce cas de figure représente un cas d'espèce. Plusieurs ADN ont faussement cru à une adhésion collective autour de multiples projets de veille. Est-ce que nous avons collectivement les mêmes besoins? Comment pourrions-nous susciter de l’engagement sectoriel et territorial autour d’un projet de veille commun ?
L’outil de collecte et de compilation de veille dépend du contexte.[modifier | modifier le wikicode]
L’outil parfait n’existe pas!
Si la veille sur la plateforme collaborative Diijo a été un succès pour plusieurs expérimentations, le bon vieux document Google Sheet - bien que chaotique - peut répondre à certains besoins. Notamment, les ADN comprennent aujourd’hui que le Google Sheet permet d’expérimenter notamment dans un projet en démarrage, un projet temporaire ou exploratoire. Cet outil est plus flexible et évolutif. Bref, il peut répondre aux besoins si la démarche ou la finalité n’est pas claire au départ. Il permet, par exemple, de réfléchir à la catégorisation en même temps que la veille s’opère.
Les ADN ont mentionné que le contexte peut donc influencer le choix de l’outil.
Exemples de contexte :
- Veille en situation d’urgence (ex. : Culture chez nous)
- Veille ponctuelle ou à court terme (ex.: calendrier culturel)
- Veille stratégique sur des enjeux comme la cellule de veille de la SODEC.
- Veille spontanée pour documenter un enjeu.
Un projet de veille collectif prend du leadership.[modifier | modifier le wikicode]
Les ADN ont vite réalisé que lorsqu’un leader était derrière une initiative, celle-ci portait davantage de fruit. Ce leadership peut contribuer à la mobilisation, à la structuration des idées et parfois même, à la prise de décisions. Au dire même des ADN, « parfois, ça prend quelqu’un pour trancher et prendre la décision! ».
Le bon leader devrait également créer de l’engagement autour du projet de veille et proposer une répartition des tâches au sein de l’équipe de « veilleurs ».
Viser l’automatisation; vraiment ?![modifier | modifier le wikicode]
Les projets des ADN ont également permis d’expérimenter l’automatisation « à petit budget » parfois au niveau de la collecte ou de la diffusion. On utilise même la métaphore de la « recherche du vaccin » - signe des temps - pour nommer cette quête à l’automatisation.
La recherche de solutions d’automatisation demeure un enjeu important; la communauté pourrait ou devrait évoluer à ce niveau. Certains ADN ont pris conscience que la recherche de la solution miracle n’est peut-être pas nécessaire si la tâche de veille est facile, prend peu de temps ou a peu d’impact pour l’organisation. Dans le cas contraire, si la veille est plus complexe, demande du temps et à beaucoup d’impact ; l’automatisation deviendrait incontournable.
Conclusion[modifier | modifier le wikicode]
Les ADN prennent conscience de leur apport au sein des organisations en matière de veille. Au-delà de l’action de collecte, l’ADN est amené à :
- sensibiliser son équipe sur l’importance de la veille,
- proposer une réflexion avec la direction afin de définir une vision au sein des organisations,
- conseiller les équipes dans les choix stratégiques et techniques,
- outiller les équipes pour rendre la veille plus efficace.
Au niveau de la veille collaborative au sein de la communauté de pratique des ADN, le terreau est fertile pour poursuivre en terme d’expérimentation et de formation et ce, dans le respect des pratiques ADN. Surtout parce que certains ADN ont des mandats de veille importants (comme les ADN associés à la SODEC) ou presqu’inexistants (comme les ADN dans certains organismes sectoriels). Tous peuvent tirer profit des recherches des uns et des autres.
Références:
Outil pour réfléchir son mandat de veille dans son organisation