MigrationDrive

Bonjour chères et chers ADN!

Voici la suite des informations associées à la migration du Drive historique du réseau des ADN vers le Drive Partagé sous le nom de domaine Google du réseauadn.ca qui a eu lieu à l’été 2022.

Comment accéder au nouveau Drive des ADN

Comme il vous l’a déjà été communiqué, il était nécessaire de transférer le Dossier Bureau des agents qui se trouvait dans l’instance Google de Québec numérique vers une nouvelle instance. Cette étape, malgré les inconvénients qu’elle peut représenter, était essentielle pour permettre au Réseau ADN de pouvoir se doter de sa propre instance Google.

Bonne nouvelle!

Le transfert du Dossier Bureau des agents est maintenant complété. Vous avez désormais une instance Google Réseau ADN (Google Workspace).

Cela signifie que le Dossier est devenu un Disque partagé, mais il a gardé son nom « Bureau des agents ».

Pour accéder au Disque partagé, vous pouvez toujours utiliser votre compte habituel (lire votre compte personnel ou professionnel que vous avez communiqué antérieurement lors de votre accueil dans le Réseau). Vous avez alors accès en tant que membre « contributeur ». (Accès pour les membres, selon Google)

Une fois dans l’accueil de votre Drive, vous retrouvez le Disque Bureau des agents dans le menu Disques partagés à gauche (voir la capture d’écran). À partir de là, vous pouvez ouvrir les documents, les modifier, les commenter, les partager.  

Si vous n’avez pas accès à partir de votre courriel personnel ou professionnel, vous avez 2 possibilités :

1. Créer un compte Google et veuillez transmettre votre adresse courriel associée à ce compte au responsable de l'accueil des ADN.
2. Accéder à partir du nouveau courriel [email protected] qui vous a été communiqué ou faites-en la demande au responsable de l'accueil des ADN. D’ailleurs, désormais, nous recommandons d’utiliser le courriel [/cdn-cgi/l/email-protection [email protected]] pour créer de nouveaux dossiers ou documents afin qu’ils appartiennent au Réseau ADN et non pas à vos courriels personnels ou professionnels.

Accès aux organismes

Comme auparavant, chaque ADN a la responsabilité de gérer les partages au sein de son équipe.

Donc, sachez qu’il est toujours possible de partager des documents à la pièce ou des dossiers à des personnes de vos organisations respectives à partir de vos courriels. Encore là, vous rencontrez des problèmes, faites-nous signe et nous pourrons répondre à vos interrogations.

D’ailleurs, nous réitérons la possibilité pour les ADN de partager à l’occasion des documents en provenant de leur organisation à titre de partage dans la communauté (lorsque cela se prête évidemment).

Doublon des documents

Afin de procéder au transfert du Drive, il a fallu faire une copie de l’ensemble des documents.

En conséquence, vous avez peut-être accès à des doublons des documents en ce moment. À ce sujet, tous les liens vers le Drive qui étaient dans le Wiki et dans le Slack (en épingle) seront revus pour être actualisés.

Attention, si vous arrivez dans un document et que vous êtes en lecture seule, c’est que vous vous trouvez dans un document de l’ancien Drive.

Attention aussi, si vous étiez propriétaire d’un document de l’ancien Drive, vous avez toujours les mêmes accès qu’avant. Pour éviter de modifier le mauvais document, assurez-vous d’accéder au Disque partagé de la façon indiquée ci-haut. Cela implique que, si vous aviez des raccourcis ou des favoris, vous devrez les recréer.

Nous savons que cela peut représenter une certaine période d’adaptation. Néanmoins, nous rappelons que cette étape était nécessaire pour pouvoir doter le Réseau ADN de sa propre instance Google. Éventuellement, tous les doublons seront supprimés, ce qui pourra impliquer des liens rompus de votre côté. Soyez prévoyant et prenez un temps dès maintenant pour recréer les liens dans les documents partagés avec vos équipes et vos membres, ainsi que vos raccourcis et favoris.

Concernant la chaîne YouTube

Lors du transfert du compte Google, la chaîne YouTube a été perdue. Elle sera reconstruite dans les prochains jours et tous les liens seront rétablis. Comme il s’agit d’un travail assez important (plus de 70 vidéos à réimporter), il faut prendre le temps de le faire.  Si vous avez des besoins urgents, manifestez-vous afin qu’on priorise le transfert.

De même, toutes les vidéos qui étaient intégrées dans le Wiki ne sont pas fonctionnelles en ce moment. Nous mettons les liens à jour dès que possible.

(archive) - Reprise en main des documents historiques - Guide

Conformément aux étapes prévues le lundi 12-09-2022, vous avez été ajoutés au nouveau Drive partagé.

Il contient la racine historique “Bureau des agents”.  

Elle apparaît automatiquement dans la colonne de gauche de vos Drives (voir la Capture d’écran).

Exemple d'une vue du menu de gauche incluant le Drive Partagé du "Bureau des agents".

Le Google Drive Partagé réplique tous les documents historiques (avec les commentaires) et ce sont ces versions qui doivent désormais constituer les documents de travail actifs et partagés.

Pour créer et partager de nouveaux documents d’intérêt général pour le réseau, vous devez vous connecter via [email protected] avec le mot de passe communiqué par courriel ce jour et à conserver.

Vous pouvez aussi créer des documents avec vos comptes personnels, mais ils ne feront pas l’objet d’actions d’archivage et de gestion par l’administrateur du réseau.

Notes

Les anciens documents et leurs liens de partage ont été archivés à titre de protection par metaD.

Les liens intrants vers l’ancien disque créé par Québec Numérique et partagés sur les réseaux sociaux sont vétustes.

Par contre, les documents créés par un agent à titre de propriétaire via son accès personnel demeureront accessibles mais ne doivent pas être utilisés. Ils constitueront l’archive des créateurs de ces documents. Ils pourraient toutefois demeurer ouverts à la lecture pour d’anciens lecteurs. Il est décommandé pour un agent de redonner accès en écriture à ces vieilles versions. Elles sont disponibles pour cela dans le nouveau Drive du Bureau des agents.

Prescription éditoriale pour la création de nouveaux fichiers partagés

• IMPORTANT - Pour créer et partager de nouveaux documents d’intérêt général pour le réseau, vous devez vous connecter via [email protected] avec le mot de passe communiqué par courriel ce jour et à conserver.
• Comme ce fut le cas auparavant, vous pouvez utiliser votre courriel ou Gmail personnel pour créer un document personnel partagé dont la valeur n’est pas névralgique pour la communauté et qui ne survivra pas à votre éventuel départ. Ils ne feront pas l’objet d’actions d’archivage et de gestion par l’administrateur du réseau.
• Pour la lecture, la consultation, les modifications et les commentaires sur des documents, vos comptes personnels sont encore ceux à utiliser.
• Pour supprimer un document (afin de faire le ménage d'un dossier par ex.), vous devez être connecté au compte collectif via [email protected], s'il a été créé au moyen de ce compte. Sinon c'est l'auteur du fichier (dans le cas des fichiers éphémères créés avec le compte individuel) qui doit le supprimer.

(archive du lundi 12-09-2022)

POUR 48 HEURES, LES MARDI 13 et MERCREDI 14 SEPTEMBRE, LE GOOGLE DRIVE HISTORIQUE DU RADN NE SERA PLUS ACCESSIBLE.

Jeudi, le 15 septembre, un nouveau courriel vous sera envoyé et décrira comment vous pourrez de nouveau avoir accès à vos fichiers historiques, créer de nouveaux documents en commun dans le Google Drive Partagé du réseau des ADN.

Afin de procéder au transfert du Google Drive sans perdre vos accès et votre historique de commentaires et de collaboration, nous avons défini les étapes d’un processus qui devra se dérouler sur 4 jours ouvrables.

Voici la description des étapes que nous mettrons en œuvre.

1. La première consiste à signaler l’opération et avertir les utilisateurs du Réseau d’une rupture de service temporaire. (12-09-2022)
2. La deuxième étape consiste à extraire les données. (13-09-2022)
3. La troisième étape concerne la création du nouveau compte et du nouveau Google Drive Partagé associé à un domaine Google RADN. (14-09-2022)
4. La dernière et quatrième partie consiste à vous accompagner dans cette migration. (15-09-2022)

Nous lançons la première étape ce lundi 12 septembre afin de conclure la procédure le jeudi 15 septembre.

Si vous aviez des questions plus particulières à nous adresser, vous pouvez le faire en utilisant le canal #general dans Slack ou en utilisant la page Discussion ci-haut.

Bien cordialement.

Antoine et Jean-Robert | metaD.media