Consignes d’utilisation du dossier partagé RADN - Bureau des agents ( Google Disque) du Réseau ADN

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À quoi sert le RADN-Bureau des agents?[modifier | modifier le wikicode]

Le dossier partagé Google Disque « RADN-Bureau des agents » comprend tous les documents de travail des ADN, soit les documents relatifs aux chantiers, les documents de réflexion de la communauté de pratique ou autres documents n'ayant pas nécessairement besoin d'un traitement pour transfert public. Il s'agit d'un espace d’entreposage libre et ouvert aux ADN qu'ils peuvent l’utiliser à des fins de collaboration, de partage d’information, de production de documents communs ou de prise de notes. Un cadre de gestion, assez souple, a été mis en place afin que le Bureau des agents demeure un outil commun efficace et ordonné.

Ainsi, le Bureau des agents n'est pas un outil de veille ou de gestion et de transfert des connaissances, mais un lieu d'entreposage des documents à usage collectif du Réseau. La documentation entreposée pourrait toutefois être le résultat d'une veille; si, par exemple, un document découvert s'avérait pertinent dans le cadre du mandat des ADN.

Le dossier « RADN-Bureau des agents » ne doit pas être renommé.

Création d’un dossier- marche à suivre[modifier | modifier le wikicode]

  • S’assurer que le dossier n’existe pas déjà dans un autre répertoire, utiliser l’outil recherche (loupe) de Google Drive pour effectuer une validation au préalable.
  • Ajouter une description à votre dossier : dans le tableau ci-dessous et avec l’outil « détails et activités » dans la version Web de Google Disque :

Pour les utilisateurs de Google Drive en version Web, vous retrouverez une description des dossiers dans l’outil « détails et activités » (le « i ») (voir l’image ci-jointe. Malheureusement, pour les utilisateurs en application, cette information ne s’affiche pas.

  • S’assurer que le dossier est positionné dans le bon répertoire : ex. Ne pas multiplier les endroits où déposer les comptes-rendus de rencontres.
  • Éviter de créer des dossiers pour des besoins éphémères et de créer des dossiers « poupées russes » (dossiers pyramidaux). Trouver plutôt une place à vos fichiers dans les dossiers déjà créés et de limiter l’effet « entonnoir » à 2 ou 3 niveaux maximum.
  • Nommer les dossiers de manière concise et efficace :
    • Ne pas ajouter de (), de _, de “”, de ., ou tout autres caractères spéciaux
    • Éviter les espaces entre les mots, utiliser la majuscule au besoin pour créer une coupure entre eux ou le tiret -;
    • Éviter les titres de plus de 15 caractères, écourter les mots lorsque possible.

Tableau : Description des dossiers du répertoire[modifier | modifier le wikicode]

Dossiers - 1er et 2e niveaux Description
Accueil Toute documentation relative à l’arrivée des ADN, au mode de fonctionnement et à la mise en oeuvre du Réseau : Guide d’accueil, liste de coordonnées, etc.
Chantiers et projets collectifs

Almanach

Autoroute

Co-développement

Engagement

ConsignesLivrables

CultureDonnees

Phase1-Ideation-mai2019

CulturechezvousQC

Toute documentation relative aux travaux menés par les ADN. Très important de bien identifier les documents en cours d’élaboration et ceux finaux.
Communication

BottinSiteWeb

VisuelsRADN

ProjetContenuDocPromoRADN

Toute documentation reliée aux communications externes du Réseau et pouvant être utilisée par les ADN.
MandatsCVFP

Concertation

Veille

Formation

Projets

Documentation relative au mandat : consignes, évaluation et évolution de la compréhension des volets du mandat, etc.

À noter! Les outils et les documents de références doivent être classés dans le dossier « OutilsADN ».

OutilsADN

Accompagner

Animation

Boitea-a-outils

BonnesPratiques

Formation

GuideReferences

StrategieNumerique

Techno

Outils destinés aux ADN dans la réalisation de leur mandat. Il s’agit d’un centre de documentation pour des outils « pratico-pratiques ».

Posez-vous la question, est-ce que ce fichier est un outil pertinent pour réaliser une tâche ou un mandat d’ADN? Si oui, il peut trouver sa place dans ce dossier.

RencontresRADN

Rencontres nationales

An 1_lancement à mars 2020

An 2_avril2020 à mars2021

Formations 2021

Webinaires_2019_2020

Toute documentation relative à la tenue des rencontres nationales (incluant les photos), ainsi que les webinaires.
Transfert de connaissances

Fab_ADN

Strategie-numerique

Synthese-chantier

Toute documentation relative au transfert de connaissances des ADN

Création d’un fichier - marche à suivre[modifier | modifier le wikicode]

  • Nommer les fichiers de manière concise :
    • Ne pas ajouter de (), de _, de “”, de ., ou tout autres caractères spéciaux;
    • Éviter les espaces entre les mots, utiliser la majuscule au besoin ou le tiret - pour créer une coupure entre eux;
    • Éviter les titres de plus de 15 caractères, écourter les mots lorsque possible.
  • Privilégier les formats Google à ceux de la suite Office et éviter les formats non transformables (.pdf) lorsque possible.

Utilisation de l’application Google Disque dans Slack[modifier | modifier le wikicode]

Pour l’intégration de l’application : https://get.slack.help/hc/fr-fr/articles/205875058

Pour l’explication sur le fonctionnement de l’application dans Slack :

https://reseauadn.slack.com/services/BHN7LU14P

  • L’application Google Disque doit être authentifiée par chaque utilisateur de l’espace de travail : « L'intégration Google Drive est conçue spécialement pour votre espace de travail, mais elle doit être configurée pour chaque membre qui souhaite importer des fichiers Google Drive ». Ainsi, nous ne pouvons pas gérer le Bureau des agents pour tout le monde à même Slack.
  • Ainsi, à la création d’un fichier Google (Doc, Feuille, Présentation, etc.), vous devez choisir à qui vous le rendez disponible, et ce n’est qu’à ce moment que la personne recevra une alerte dans Slack : « Obtenir dans Slack des notifications pour les événements et les mises à jour qui ont lieu dans Google Drive : les nouveaux commentaires, les demandes d’accès et les nouveaux fichiers partagés avec vous. »
  • Attention! Vous devez également gérer vos notifications pour que les alertes concernant le Drive vous soient communiquées.
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