« Le fonctionnement du Réseau ADN 2019-2022 » : différence entre les versions

De Wiki des ADN
Aller à la navigation Aller à la recherche
(→‎Animation des Rencontres nationales : Retrait d'un paragraphe en double)
 
Ligne 85 : Ligne 85 :
3 outils utilisés :  
3 outils utilisés :  


* [https://docs.google.com/document/d/1Kk_c2ulKBPIEdcfmsqiO0FPyFoQz2mhfwwxBujJneWQ/edit?usp=sharing Modèle de description de poste d’ADN]
* [https://docs.google.com/document/d/1q4522o0CCkoFyjqqSMQFoEyqiVXKV3o112dz-n2U5u0/edit?usp=sharing Modèle de description de poste d’ADN]
* [https://docs.google.com/document/d/1ce4QCr6zJsB6LWqQP9c-d_m8yAv0_pZiopnhdSGmjdY/edit?usp=sharing Outil pour un accompagnement dans l’élaboration du projet d’embauche d’un ADN]
* [https://docs.google.com/document/d/1ymZkgfvsqORfhN1jQ8B0Rs3HsKcE1257aRjfgr3uLxw/edit?usp=sharing Outil pour un accompagnement dans l’élaboration du projet d’embauche d’un ADN]
* [https://docs.google.com/document/d/1oyj65WsbqLITRgGERetwBQWj_PRdMD6nActQQYj_zz8/edit?usp=sharing Liste pour affichage de poste]
* [https://docs.google.com/document/d/1JBuEgf4ntCuMLe02o1PTIr_BnM9X5v9ddNhlmJeBJVE/edit?usp=sharing Liste pour affichage de poste]


Dès que l’embauche d’un nouvel ADN est confirmé, le processus d’accueil de la part de la personne responsable de l’animation s’enclenche. Cette confirmation peut arriver de différentes façons, mais généralement cela se fait par le processus de suivi des postes qui est prévu avec la coordination de la Mesure 120 au MCC.
Dès que l’embauche d’un nouvel ADN est confirmé, le processus d’accueil de la part de la personne responsable de l’animation s’enclenche. Cette confirmation peut arriver de différentes façons, mais généralement cela se fait par le processus de suivi des postes qui est prévu avec la coordination de la Mesure 120 au MCC.
Ligne 416 : Ligne 416 :




[https://docs.google.com/document/d/15RGocuZSLS-MQjCSv8Mk7EOY6NUSYSaihqnYQjzBmuk/edit Les lignes directrices] pour le choix des formations ont été rédigées dès 2019 à partir d’une analyse de besoins initiaux. Elles demeurent pertinentes à ce jour.
[https://docs.google.com/document/d/1GCQ6u8OE83tAoY8CYLeErGzbEMqzJPekm0sg4ifde0U/edit?usp=sharing Les lignes directrices] pour le choix des formations ont été rédigées dès 2019 à partir d’une analyse de besoins initiaux. Elles demeurent pertinentes à ce jour.


* Les activités de formation peuvent prendre différentes formes en lien les axes du mandat d’ADN (Concertation-Veille-Formation-Projets) et la mise en œuvre des chantiers.
* Les activités de formation peuvent prendre différentes formes en lien les axes du mandat d’ADN (Concertation-Veille-Formation-Projets) et la mise en œuvre des chantiers.
* Les formations ne contribuent pas au développement des compétences professionnelles individuelles de chaque ADN. Cette responsabilité demeure du ressort de l’employeur.
* Les formations ne contribuent pas au développement des compétences professionnelles individuelles de chaque ADN. Cette responsabilité demeure du ressort de l’employeur.


[https://docs.google.com/document/d/1icbHE49RIRlE5HWX9RP3vrWh0AKA4RVLRzB9BUUT6X8/edit Des orientations complémentaires] (et [https://docs.google.com/document/d/100RHV51s959Qp5Pp_WztPMiR3LB4szEThb2Bi-uxL-o/edit celles-ci aussi]) ont été rédigées pour le cycle de formation du printemps et de l’automne 2021. L’offre de formation étant grandissante, il est nécessaire de s’assurer de la pertinence et de la complémentarité des formations offertes au sein de la CP par rapport aux autres formations disponibles dans l’écosystème numérique et culturel.
[https://docs.google.com/document/d/1mPXftoqPP0IOW-fIHJcco-TOUheKVlr4JmfSVGtduSU/edit?usp=sharing Des orientations complémentaires] (et [https://docs.google.com/document/d/12vkAnHuwczjQ0uRtNaGA876vNHo08_YiyWsXFCKCuYs/edit?usp=sharing celles-ci aussi]) ont été rédigées pour le cycle de formation du printemps et de l’automne 2021. L’offre de formation étant grandissante, il est nécessaire de s’assurer de la pertinence et de la complémentarité des formations offertes au sein de la CP par rapport aux autres formations disponibles dans l’écosystème numérique et culturel.


Le ministère a proposé trois priorités pour 2021-2022 :  
Le ministère a proposé trois priorités pour 2021-2022 :  

Version actuelle datée du 30 septembre 2022 à 08:33

Un premier cycle de trois années d'existence du Réseau ADN s'est terminé au printemps 2022, il couvre la période du printemps 2019 à aujourd'hui.

Dans cette page, l'équipe de coordination jette un regard sur son rôle, son mandat et le fonctionnement de la communauté de pratique et, plus largement, du Réseau. Ce fonctionnement est défini sous forme de fonctions qui ont été assumées à différents moments par l’équipe de coordination pendant la période de 2019 à 2022.

Avertissement pour les lecteurs.

Aucune rétroaction n’a été faite au sein du RADN ni de la communauté de pratique. Il s'agit donc d'un regard sur les principales fonctions et sur la façon dont elles ont été vécues par l’équipe de coordination.

Des méthodes différentes pourraient être employées dans l'avenir pour faire vivre ces fonctions, notamment en regard des orientations du comité directeur qui détient la gouvernance du Réseau ADN et qui est composé du ministère de la Culture et des Communications du Québec (MCC), du Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) et de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC).

Le portrait présenté ici ne contient pas de projection pour l’avenir, mais l’équipe de coordination espère néanmoins que la présente documentation pourra servir de base de réflexion pour alimenter la suite, soit la période confirmée du 1er avril 2022 au 31 mars 2024.

Quelles sont les clientèles représentées?[modifier | modifier le wikicode]

Réseau ADN

  • Ce terme inclut les agents de développement culturel numérique (ADN) et les organismes d’accueil, ce qui comprend les gestionnaires et les équipes de travail.

Communauté de pratique (CP)

  • Ce terme inclut uniquement les agents de développement culturel numérique (ADN).

Écosystème culture et numérique

  • Ce terme inclut les membres des organismes d’accueil et plus largement, les acteurs concernés par la culture et le numérique au Québec.

Quelles fonctions pour quelles clientèles?[modifier | modifier le wikicode]

Chaque clientèle est touchée par des fonctions spécifiques associées au Réseau ADN, tel que présenté dans le schéma ci-dessous.

La communauté de pratique

  • Accueil et accompagnement, Animation et Gestion des outils

Les gestionnaires

  • Mobilisation des DG

Les équipes de travail

  • Formation et Transfert de connaissances

Écosystème

Liaison, Transfert de connaissances (phase 2 à venir) et Communication

Les fonctions du RADN.jpg

Une équipe de coordination[modifier | modifier le wikicode]

Pour assurer la coordination du Réseau ADN pendant le premier mandat 2019-2022, une équipe de coordination a été mise en place par le comité directeur. Il s’agissait d’une coordination partagée entre les membres de l’équipe.

Ministère de la Culture et des Communications (MCC)

  • Coordination de la Mesure 120 et affectation des ressources
  • Assumé par Myriam (An 1) et Valérie Guilmain (An 2 et 3)

Animation

  • Coordination des activités de la communauté de pratique au quotidien (à raison de 2 jours par semaine)
  • Assumé par Annie Chénier

Co-animation et liaison

  • Soutien à l’animation et à la mobilisation des gestionnaires. Transfert de connaissance et formation. Coordination des activités de liaison (An 1 et 2).
  • Assumé par Daisy Boustany (An 1 et 2) et Martine Rioux (An 3)

Soutien logistique

  • Soutien logistique pour la tenue des rencontres, administratif (ex.: formation) et gestion des outils collaboratifs
  • Assumé par Québec numérique

3 fonctions associées exclusivement à la communauté de pratique[modifier | modifier le wikicode]

À qui s'adressent ces fonctions?

  • Aux ADN seulement
Schéma montrant les 3 fonctions exclusives à la communauté de pratique

Fonction 1 : ACCUEIL ET ACCOMPAGNEMENT DES ADN[modifier | modifier le wikicode]

Depuis 2019, l’accueil et l’accompagnement des ADN au sein de la communauté de pratique sont principalement assurés par la personne responsable de l’animation de la CP. Elle veille à les intégrer à la CP et à leur offrir du soutien en cas de besoin ou de questionnement. Ce rôle ne concerne pas l’accueil et l’accompagnement des ADN au sein de leur organisation respective.

Coordination et animation des rencontres d’accueil des nouveaux ADN[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • La ressource responsable de l'animation de la communauté de pratique

Avant même que la personne responsable de l’animation de la communauté de pratique entre en scène, les responsables d’aide financière (RAF) du MCC ou les chargés de programme du CALQ et de la SODEC ont un rôle à jouer. En effet, ils sont responsables d'accompagner les organismes d’accueil dans le recrutement et la compréhension du rôle de l’ADN. La personne responsable de la coordination de la Mesure 120 au MCC agit en soutien aux RAF et aux chargés de programme au CALQ et à la SODEC.

3 outils utilisés :

Dès que l’embauche d’un nouvel ADN est confirmé, le processus d’accueil de la part de la personne responsable de l’animation s’enclenche. Cette confirmation peut arriver de différentes façons, mais généralement cela se fait par le processus de suivi des postes qui est prévu avec la coordination de la Mesure 120 au MCC.

Dès que l’animatrice obtient le nom et le courriel du nouvel ADN, un courriel d'accueil lui est envoyé.

Ce courriel comprend :

  • un mot de bienvenue
  • le rôle de l’équipe de coordination
  • le lien vers le Parcours d’accueil
  • une invitation à une première rencontre d'accueil
  • le lien d’invitation pour Slack
  • le lien pour le Google Agenda
  • la prochaine rencontre à venir, s’il y a lieu

Lorsque l’ADN confirme la date de la rencontre d’accueil, l’animatrice l’invite à rejoindre le canal #Accueil du Slack et à se présenter à la communauté (ces 2 étapes se font dans l’ordre ou le désordre).

Rencontre d’accueil

C’est l’animatrice qui organise la rencontre d’accueil. Depuis la fin de l’année 2021, la rencontre d'accueil peut se faire en présence de plusieurs ADN, soit plusieurs nouveaux ADN en même temps et en présence d’anciens qui viennent accueillir leur nouveau collègue. Cela favorise l’intégration plus rapide des nouveaux à la communauté de pratique.

Un suivi est effectué de trois à quatre semaines après l’entrée en fonction du nouvel ADN. L’animatrice est alors disponible pour de l’accompagnement auprès du nouvel ADN ou pour faire un suivi du projet Mentor ADN (voir ci-après).

Intégration des ADN à la communauté de pratique (outils et répertoire des ADN)[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • L’équipe de soutien logistique, avec la ressource responsable de l'animation de la communauté de pratique

Différents outils sont utilisés dans la communauté de pratique afin de favoriser les communications et les échanges entre les ADN.

L’intégration au Slack et au Google Agenda se fait dès l’entrée en poste du nouvel ADN avec l’envoi du courriel d’accueil (voir ci-haut).

Lorsque l’équipe de soutien logistique est informée de l’arrivée d’un nouvel ADN, elle peut lui donner accès au « Bureau des ADN » (Google Drive).  

*Saviez-vous que tous les organismes d’accueil peuvent avoir accès au Google Drive?  Demandez à votre ADN.

La mise à jour du répertoire des ADN sur le Wiki se fait par l’animatrice de la communauté de pratique. Dans les premiers mois de leur arrivée dans la CP, les nouveaux ADN sont invités à se créer un compte utilisateur sur le Wiki.

*Nous avons observé que la création du compte Wiki est associée à un engagement de l’ADN au sein de la CP, avant cela la création du compte a moins d’importance.

Accompagnement individuel[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • La ressource responsable de l'animation de la communauté de pratique

L’accompagnement individuel des ADN s’opère en arrière-plan de la communauté de pratique et les ADN peuvent solliciter l’animatrice afin de planifier une rencontre avec elle. Le rôle de l’animatrice est alors de faire migrer des besoins individuels en besoins collectifs. C’est une mine d’or pour proposer des sujets ou thèmes d’animation au sein de la CP.

Néanmoins, plusieurs ADN ont eu recours à de l’accompagnement individuel afin de progresser au sein de leur organisation.

Dans tous les cas, quelques règles d’or s’appliquent :

  • la rencontre est confidentielle;
  • l’animatrice ne peut s'immiscer dans la relation employeur/ADN;
  • l’accompagnement est neutre;
  • le soutien, l’aide et l’écoute sont au cœur des rencontres.

Quelques exemples de thèmes abordés lors des accompagnements des ADN :

  • le manque d’accueil au sein des organismes / la compréhension de la mission / la compréhension du monde culturel;
  • l’absence ou la construction d’un plan de travail;
  • la stratégie numérique de l’organisation (outils et processus);
  • la gestion du changement / la posture de l’ADN face à son équipe;
  • la gestion de projets / références / soutien / aide;
  • le poste mutualisé.

Soutien au Projet Mentor ADN[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?  

  • Projet porté par les ADN, avec le soutien de la ressource responsable de l'animation de la communauté de pratique

Le projet Mentor ADN est une initiative des ADN officiellement lancée en avril 2022. Un groupe d'ADN a proposé la mise en place d'un projet de parrainage d’ADN, nommé Mentor ADN. Ainsi, un ADN nouvellement en poste peut, s’il en ressent le besoin, être accompagné par un ancien, dans le but d’intégrer les outils et les pratiques de la communauté de pratique dans l’harmonie et la simplicité.

Bien qu’il s’agisse d’une initiative portée par les ADN, ceux-ci ont souhaité confirmer le rôle de l’animatrice de la CP afin que celle-ci puisse prendre en charge les suivis et l’accompagnement nécessaire de part et d’autres. C’est pourquoi on retrouve cette mention dans le descriptif du projet : «L’animation de la communauté de pratique ADN facilite le processus de parrainage de nouveaux ADN par des anciens, dans une volonté de mobilisation, de partage et de bienveillance ».

Au moment de la documentation des présentes fonctions, quatre projets mentor/mentoré sont en cours. Une première rétroaction du groupe d’ADN a été réalisée en juin 2022.

-

Fonction 2 : ANIMATION DE LA COMMUNAUTÉ DE PRATIQUE[modifier | modifier le wikicode]

Depuis 2019, l’animation de la CP est assurée par une personne qui est à la fois responsable de l’animation de la communauté en ligne (Slack) et de l’animation de rencontres ponctuelles (individuelles ou en groupe). Elle peut proposer des moments d’échange sur les projets, les préoccupations ou les problèmes des ADN.  

Une autre ressource agit comme co-animatrice en apportant du soutien dans l’élaboration des stratégies d’animation, en plus de cumuler d’autres fonctions (ex.: formation, transfert de connaissances ou liaison).

-

Animation de la communauté en ligne[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • la ressource responsable de l'animation de la communauté de pratique

Le Réseau ADN fédère plus de 50 organisations réparties sur l’ensemble du territoire québécois. L’animation de la communauté en ligne est donc de première importance dans le quotidien de la communauté de pratique. C’est par la plateforme de communication Slack que les ADN deviennent une communauté et sont mis en réseau.

Quotidiennement, ils peuvent communiquer entre eux et répondre à leurs besoins mutuels, qu’ils soient d’ordre technologique et organisationnel. Cette plateforme permet aux ADN de rester en contact de façon permanente, au-delà des Rencontres nationales ou autres rencontres ponctuelles.

Ce sont plus de 84 622 messages qui ont été échangés sur la plateforme (référence mai 2022). Plusieurs dizaines d'interactions ont lieu chaque semaine. Les chaînes les plus populaires sont : #accueil, #rencontres, #zonegeek, #transfertdeconnaissances, #forumwiki, #general, #veille_événements et #mandat_veille

Schéma montrant les interactions dans la plateforme Slack du Réseau ADN.


Pour l’équipe de coordination, il s’agit aussi du principal canal de communication pour interagir avec les ADN. Nous avons pris conscience du rôle de « communauty manager » (utilisation volontaire du terme anglais, car le terme français d’animation de communauté peut porter à confusion dans le contexte d’une communauté de pratique).

Le rôle de l’animatrice de la communauté consiste à :

  • susciter l’engagement au sein de la CP;
  • susciter des débats et des échanges;
  • veiller sur l’ensemble des canaux;
  • mettre en relation des ADN qui ont des besoins avec les ADN qui peuvent répondre à leurs besoins;
  • publier l’Hebdo des ADN pour faire ressortir les faits saillants de la CP dans le flot de la surinformation hebdomadaire;
  • consulter les ADN sur les contenus, les stratégies et les moyens pour faire avancer la CP;
  • informer les ADN (nouvelles provenants du MCC, information sur l’équipe de coordination, information sur les prochaines activités et formations);
  • et oui, faire le ménage ;-) en fermant les canaux inactifs, en structurant les épingles dans les canaux (fonctionnalité permettant d'épingler des contenus) et en créant de nouveaux canaux.

Les consignes d’utilisation de cette plateforme sont disponibles dans le Wiki.

-

Animation des Rencontres nationales[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • les ressources responsables de l'animation et de la co-animation de la communauté de pratique, avec l’équipe de soutien logistique

Les Rencontres nationales occupent une grande place dans la coordination de la CP. À chaque année, deux ou trois Rencontres nationales sont organisées sur les enjeux de la transformation numérique du milieu culturel québécois et plus particulièrement autour des préoccupations de la communauté de pratique des ADN. L'ensemble des ADN est alors conviés à des échanges, discussions et conférences.

Depuis 2020, les gestionnaires des organismes d'accueil sont conviés à certains ateliers afin de prendre en compte leurs préoccupations autour de la transformation numérique au sein de leurs organisations. Au printemps 2022, les équipes de travail ont aussi été invitées à assister à la Rencontre nationale.

Les premières rencontres ont eu lieu en présentiel. Depuis mai 2020, les rencontres se sont déroulées en ligne.

Les Rencontres nationales sont le coeur de la stratégie d’animation, car elles représentent :

  • un lieu commun pour tous les ADN (fédérateur/ressembleur/sentiment d’appartenance);
  • un lieu de formation;
  • un lieu d’expérimentation (mise en chantier, présentation de projets, hackathon, etc,);
  • un lieu d’inspiration;
  • un lieu de rétroaction;
  • un lieu de convergence et de mobilisation avec les DG à partir de mai 2020.

Les thèmes abordés sont déterminés en fonction des objectifs de l’équipe de coordination et des besoins exprimés par les ADN.

Comme en témoigne les archives du Wiki dédiés aux Rencontres nationales qui ont eu lieu de 2019 à 2022, les thématiques sont :

  • variées;
  • en lien avec le mandat des ADN (la pratique ADN);
  • dédié, ou non, à la transformation numérique des organisations;
  • contextuelles (pandémie, mobilisation des gestionnaires);
  • en lien avec des objectifs de mobilisation ou de transfert;
  • évolutives en fonction de la clientèle.

-

Animation de rencontres ponctuelles / Soutien et accompagnement aux initiatives des ADN[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • la ressource responsable de l'animation de la communauté de pratique

Les rencontres ponctuelles ont été peu documentées. Elles sont plus organiques; n’étant pas assujetties aux orientations de la Mesure 120 (ex. Rencontres nationales) ou de la Stratégie de transfert de connaissances (ex. Wikijam). Elles peuvent être présentées de façon aléatoire en fonction des besoins ressentis par l’animatrice de la CP ou exprimés par les ADN eux-mêmes.

Ainsi, les thèmes sont choisis soit par l’animatrice (ex. faire émerger les besoins collectifs) ou proposées par les ADN (ex. besoins de plusieurs ADN). Ces rencontres, quoique ponctuelles, représentent un fort levier de mobilisation et d’engagement au sein de la CP.  

Voici un exemple de rencontres ayant eu lieu :

  • Proposition de webinaires (principalement en 2019-2020 en raison d’un mandat dédié) : Mesure 111, Compétence Culture, Graphe de connaissances avec Capacoa, Transfert de connaissance (version 1 avec le TIESS);
  • Rencontres de partage autour d’enjeux à la CP : la veille, la collaboration, la communication/rayonnement, projet Mentor, etc.;
  • Rencontres de partage autour des projets des ADN : création d’un site Web, Air Table/CRC, etc.;
  • Espace de coworking virtuel sur Gather Town - automne 2021;
  • Forum ouvert :
    • 6 et 7 octobre 2020, initié par les ADN en l’absence de l’équipe d’animation pendant quelques mois;
    • mai-juin 2022, initié par l’équipe d’animation.

-

Mise en chantiers[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • Projet porté par les ADN, avec le soutien de la ressource responsable de l'animation de la communauté de pratique


La mise en chantier a amplement été documentée sur le Wiki, car elle représente la principale stratégie de mobilisation des ADN au sein de la CP.  Cette stratégie fait également partie des priorités en termes de transfert de connaissances.

Nous vous référons donc à la section dédiée aux chantiers sur le Wiki pour lire les informations suivantes :

  • L’esprit autour de la mise en chantier;
  • Le fonctionnement des chantiers;
  • Quelques balises pour définir les chantiers;
  • Une grille d’analyse de la continuité (ou non) d’un chantier.

Au cours de la dernière année, l’accent a été mis sur le transfert de connaissances des travaux réalisés au sein des chantiers.

Pour l’équipe de coordination, cela conclut une première stratégie d’animation de la CP et amène des réflexions pour la suite de la CP. Les chantiers sont-ils appelés à se poursuivre? Certains ADN (en minorité) pensent qu’il y a peut-être quelque chose à en tirer. Chose certaine, et c’est un apprentissage pour l’équipe de coordination, les ADN n’aiment pas les fermer, malgré toute une opération collaborative pour la mise en place de filtres de poursuite/fermeture des chantiers datant d’avril 2020 (voir la grille d'analyse).

Pour l’équipe de coordination, il s’agit maintenant de trouver « autre chose » pour animer la CP.  Ainsi, nous adressons à la communauté de pratique des ADN la question suivante : comment pourrions-nous recréer un espace de collaboration ou de coopération au sein même de la CP (ou du RADN), qui soit différent de l’esprit des chantiers tel que nous les avons connu/vécu jusqu’à aujourd’hui?

-

Fonction 3 : GESTION DES OUTILS DE LA CP[modifier | modifier le wikicode]

Tel que déjà mentionné, différents outils sont utilisés dans la communauté de pratique afin de favoriser les communications et les échanges entre les ADN. La gestion de ces outils est confiée à un partenaire de soutien logistique. L’avantage que la gestion soit sous la responsabilité d’un tiers permet aux ADN de se concentrer sur le contenu de la CP plutôt que sur les aspects logistiques (ex. gestion des licences et des accès). Cela représente quand même un défi face aux ADN qui souhaitent un peu plus d'autonomie et d’agilité lorsque l’utilisation de certains outils devient incontournable, par exemple, dans la mise en œuvre des chantiers.

-

Gestion des outils collaboratifs de la CP[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?  

  • Principalement l’équipe de soutien logistique, avec les ressources responsables de l'animation et de la co-animation de la communauté de pratique.

La gestion des outils collaboratifs se traduit par la réalisation de tâches associées principalement à la gestion de la propriété et à l’administration de ces outils. Les outils utilisés par la CP ont déjà été documentés sur le Wiki. Diverses guides et consignes d’utilisation sont aussi mis à la disposition de tous.

Les outils de la CP sont :

  • Zoom pour communiquer lors des rencontres;
  • Google Drive pour coécrire et collaborer;
  • Google Agenda pour coordonner le calendrier de la communauté de pratique;
  • Miro/Mural pour cocréer ensemble;
  • Trello pour créer des boîtes à outils ou faire le suivi des chantiers;
  • Wiki des ADN pour le transfert de connaissances;
  • YouTube pour le dépôt des vidéos de formation (non-répertoriées) et des enregistrements d’ateliers, conférences et plénières lors des Rencontres nationales qui se sont tenus en mode virtuel;
  • SoundCloud pour le dépôt des balados du chantier Marketing numérique.

Visiter la page La communauté de pratique et ses outils pour tous les détails.

-

Hébergement des outils de la CP[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • L’équipe de soutien logistique

En plus des outils collaboratifs mentionnés ci-haut, le Réseau ADN gère son propre nom de domaine (reseauadn.ca). Ce nom de domaine est associé à un site Web Wordpress (qui est actuellement en veille) et au Wiki (wiki.reseauadn.ca), créé sur MediaWiki. L’équipe de soutien logistique assure la gestion de l’hébergement (ex. frais et sécurité) de ce nom de domaine.

Le site Web est présenté plus en détail dans la section Communication du présent document. Le Wiki est présenté ci-bas, ainsi que dans la section Transfert de connaissances du présent document. Le contenu Wiki géré, en partie, par les membres de la CP eux-mêmes et l’équipe de coordination (ex. gestion des accès et publication de contenu).

-

Documentation des apprentissages de la CP sur le Wiki[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • Responsabilité partagée entre les ADN eux-mêmes et les ressources responsables de l'animation et de la co-animation de la communauté de pratique.

Fort de la maturité de la communauté de pratique, lorsque le choix du Wiki s’est imposé à l’automne 2021 comme principal outil de transfert de connaissances, des conditions visant à assurer la mobilisation des ADN autour de ce nouvel outil ont été mises en place. Il s’agissait d’assurer un désir de créer du contenu dans le Wiki, tout en limitant les barrières techniques pour le faire; le Wiki étant un univers technologique qu’il faut apprendre à connaître et maîtriser.

Le volet « contenu » du Wiki fait partie de la section Transfert de connaissances du présent document. Ici, c’est l’aspect technique et la responsabilité partagée de sa gestion qui sont abordés.

Conditions de mobilisation mises en place[modifier | modifier le wikicode]

1- Chargé de projet en transfert de connaissances

La présence d’une ressource dédiée au transfert de connaissances a permis en amont de l’implantation du Wiki de mettre en place une Stratégie de transfert dont il est question dans la section Transfert de connaissances de ce document.  

Cette ressource a pris en charge :

  • les services-conseils auprès du MCC dans le choix de l’outil;
  • l’arrimage et la coordination des actions entre les ADN et la ressource dédiée au soutien technique;
  • la mise en place d’une politique éditoriale et d’une politique de confidentialité;
  • la proposition d’arborescence et de catégories de contenu;
  • la rédaction des contenus associés à la CP et à l’ensemble des réalisations des 3 années afin que les ADN se concentrent sur la documentation des chantiers et l’actualité de la CP (documenter le présent et non le passé);
  • la diffusion des contenus à travers différents outils de communications numériques.

2- Groupe FAB ADN

Le Groupe FAB ADN a été mis en place à l’automne 2021 en amont de l’implantation du Wiki. Dans l’esprit du Fab Lab, ce groupe a été créé pour offrir un soutien aux équipes des divers chantiers sous l’angle de la collaboration, de l’ouverture et du partage; toujours dans l’esprit de leur permettre de se concentrer sur la production de contenu et de minimiser les obstacles techniques à la publication de celui-ci dans le Wiki. Ainsi, sa mission principale est de combler les besoins techniques et d’assurer le soutien en matière de transfert des connaissances de la communauté de pratique.

Le Groupe FAB ADN est composé de deux équipes d’ADN qui se sont portées volontaires : l’équipe Wiki et l’équipe Vidéo. Sa contribution a été considérable puisqu’il a permis une prise en charge rapide du Wiki par un groupe d’ADN, en plus de mobiliser les autres ADN, notamment lors de la 7e Rencontre nationale.

Le Groupe FAB ADN a pris en charge :

  • la validation de l’arborescence proposée par l’équipe de coordination;
  • l’organisation de la page d’accueil;
  • la création de modèles de pages et des portails;
  • la création du Centre d’aide;
  • la réponse à des demandes sporadiques des ADN visant la création et l’organisation du contenu dans le Wiki;
  • la création de contenus visuels (infographie et vidéo).

3- Soutien technique externe

Dans la mise en place du Wiki, l’équipe de coordination a pu bénéficier d'une nouvelle ressource externe qui n’avait pas été engagée dans la CP auparavant. Il s’agissait alors de créer et structurer le Wiki lui-même, des compétences qui n’étaient pas présentes dans l’équipe. L’expertise de Jean-Robert Bisaillon et d’Antoine Beaubien de la firme MetaD a été retenue pour ce mandat.

Les phases suivantes ont été réalisées :

Sprint 1 | Instance MediaWiki4

Sprint 2 | Structuration du Wiki

Sprint 3 | Outil de gestion des membres

Sprint 4 | Accompagnement et formation

Sprint 5 | Autres activités en lien avec le contenu et la gestion du wiki

Le mandat du soutien technique inclut également l’hébergement du Wiki.

4- Co-animation de la CP

L’équipe d’animation a un rôle incontournable à jouer dans la mobilisation des ADN autour du Wiki. Elle a la responsabilité de susciter et de maintenir cette mobilisation.

Cette responsabilité signifie :

  • montrer l’exemple en utilisant le Wiki dans le cycle de vie de la CP (ex. ordre du jour de rencontre, création de contenu pour garder des traces des apprentissages, dépôt de documents, compte-rendu, etc.);
  • organiser et animer des rencontres autour des contributions au Wiki (ex. #MomentWiki lors des Rencontres nationales, Wiki Jam, formations, etc.);
  • animer le Slack avec de mettre en valeur les nouvelles contributions ou favoriser l’engagement à contribuer, principalement à travers les canaux #forumwiki et #transfertdeconnaissances.

5- Les ADN

La responsabilité de l’équipe d’animation est partagée avec les ADN. Il s’agit du Wiki des ADN; il leur appartient en quelque sorte et est mis à leur disposition par l’équipe de coordination afin qu’ils se l’approprient et en fasse leur principal outil de transfert de connaissances, pour garder des traces de la vie de la CP.

En ce sens, le nombre de contributions et le nombre de comptes utilisateur représentent des indicateurs de prédilection pour évaluer l’engagement des ADN. Cet engagement est bien réel. Néanmoins, l’équipe de co-animation a vite réalisé la pertinence d'intégrer la mobilisation autour du Wiki dans la stratégie d’animation. Les efforts visant la mobilisation doivent être soutenus afin de maintenir celle-ci.

3 fonctions associées aux gestionnaires et aux équipes des organismes d'accueil[modifier | modifier le wikicode]

À qui s'adressent ces fonctions?

  • Aux organismes d’accueil (ADN, gestionnaires et équipes de travail inclus)
Image montrant les 3 fonctions du RADN s'adressant aux organismes d'accueil

Fonction 4 : FORMATION[modifier | modifier le wikicode]

Depuis 2019, un programme de formation est développé annuellement pour répondre à divers besoins identifiés par les ADN au sein de la communauté de pratique. Celui-ci est principalement sous la responsabilité de l’équipe de co-animation de la CP. Cette fonction ne concerne pas tout au autre programme de formation qui pourrait être développé et offert au sein des organismes d’accueil.

-

Consultation du Groupe Formation[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • La ressource responsable du transfert de connaissance (jusqu’à tout récemment). La fonction a déjà été sous la responsabilité de l’animatrice et de la co-animatrice de la communauté de pratique.


En décembre 2020, un groupe consultatif a été mis en place par la coordination de la CP. L’objectif était de consulter des ADN pour entendre les besoins de la communauté en termes de formation, leur soumettre des idées (en provenance de la coordination) et ensuite participer à un exercice de priorisation. Ce groupe devait accueillir des ADN qui soient représentatifs de la CP ayant une vision large des besoins de la communauté (pas seulement de leurs propres besoins).

Les ADN suivants sont devenus membres du groupe : Aurélie Lauret, Jovan Savoie, Maude Desjardins, Roseline Rousseau-Gagnon. Un canal Slack a été créé par l’animatrice de la communauté pour les rejoindre et discuter avec eux.

Des rencontres ont lieu (février 2021, juin 2021, juillet 2021 et automne 2021). Le dernier exercice de priorisation s’est déroulé à la fin de l’été 2021.

-

Priorisation des besoins de formation[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • L’équipe de coordination.


Les lignes directrices pour le choix des formations ont été rédigées dès 2019 à partir d’une analyse de besoins initiaux. Elles demeurent pertinentes à ce jour.

  • Les activités de formation peuvent prendre différentes formes en lien les axes du mandat d’ADN (Concertation-Veille-Formation-Projets) et la mise en œuvre des chantiers.
  • Les formations ne contribuent pas au développement des compétences professionnelles individuelles de chaque ADN. Cette responsabilité demeure du ressort de l’employeur.

Des orientations complémentaires (et celles-ci aussi) ont été rédigées pour le cycle de formation du printemps et de l’automne 2021. L’offre de formation étant grandissante, il est nécessaire de s’assurer de la pertinence et de la complémentarité des formations offertes au sein de la CP par rapport aux autres formations disponibles dans l’écosystème numérique et culturel.

Le ministère a proposé trois priorités pour 2021-2022 :

  1. une valorisation des formations organisées par les ADN pour les ADN;
  2. un effort de formation supplémentaire (ou une priorisation) sur des thématiques en lien avec la découvrabilité et les bonnes pratiques du Web;
  3. des formations pour aider les ADN à structurer la formation dans leur milieu (accent sur les organismes qui n'ont pas de coordinateur à la formation).

Afin de faire évoluer le terme « formation » dans un contexte de CP. Les ADN ont ensuite identifié des formules gagnantes dans le cadre de leur pratique d’ADN pour la tenue des formations :

  • Rencontre d’information : par exemple, les ADN ont besoin de comprendre certaines mesures du Plan culturel numérique du Québec (PCNQ), les politiques publiques ou les résultats d’appel de projets afin de bien assumer leur rôle d’ADN (veille, mutualisation, partenariat, etc.).
  • Partage de bonnes pratiques : force est de constater que les ADN sont devenus leader dans le développement culturel numérique et peuvent apporter leur expertise en matière de formation (ex.: animation de communauté de pratique, découvrabilité, etc.).
  • Panel d’experts : le recours à plusieurs experts (éviter les formations « produits ») qui permettent aux ADN d’entrevoir plusieurs propositions ou solutions adaptées à leur organisation.

Des formations de type Découverte (durée d’une heure) et plus avancées (3h) ont été prévues pour répondre à ses besoins.

Les formations sont offertes autant aux ADN, qu’à leurs gestionnaires et équipe de travail. Cependant, il est plus difficile de rejoindre ces derniers puisque la coordination n’a pas de moyen de communication direct avec eux.

-

Élaboration d’un plan de formation (adéquation avec les besoins et l’offre)[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • La ressource responsable du transfert de connaissance, en collaboration avec l’animatrice et la coordination au ministère.


Le budget annuel était de 15 000 $ pour la formation. L’équipe de coordination élabore le calendrier de formation par saison (printemps et automne). L’animatrice et la chargée de projet en transfert de connaissance soumettent une proposition d’activités, par thème, avec des idées de formateurs, au ministère. Lorsque celui-ci est approuvé, le calendrier final se construit.

Le défi est de répartir les activités dans le temps afin de ne pas surcharger les ADN tout en maintenant une constance. Il faut également trouver un équilibre entre les formations Découverte et les formations avancées. Par ailleurs, il est important (voire nécessaire) que les formations puissent être enregistrées pour rediffusion par la suite. Les ADN ne peuvent pas assister à l’ensemble des formations et doivent pouvoir accéder au contenu ultérieurement. De plus, les nouveaux ADN doivent être en mesure de bénéficier de ces savoirs transmis préalablement.

Lorsque le calendrier est final, l’équipe de soutien logistique inscrit les activités au calendrier (Google Agenda), prépare les liens Zoom, etc. (voir la section suivante).

-

Coordination du calendrier de formation[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • L’équipe de soutien logistique.


Au fur et à mesure que les formations sont confirmées (date, formateur, plan de cours), la ressource responsable du transfert de connaissances transmet l’information à l’équipe de soutien logistique. Celle-ci prend le relais pour tout ce qui concerne la logistique événementiel. Un tableau de suivi (chiffrier) permet de suivre l’avancement de la réalisation des tâches (une autre méthode de travail pourrait être mise en place pour l’avenir). Il est important de ne pas oublier de tâches pour éviter les irritants.

Les principales tâches sont les suivantes :

  • Envoyer l’invitation Google Agenda par courriel à tous (incluant le formateur);
  • Diffuser l’information dans le Slack;
Capture d'écran montrant une annonce de formation dans le Slack des ADN
  • Faire un rappel une semaine avant la formation dans le Slack;
  • Envoyer les informations de connexion au formateur;
  • Ouvrir le Zoom et accueillir les participants le jour de la formation;
  • Assurer l’enregistrement de la séance;
  • Gérer la période de questions;
  • Déposer l’enregistrement et les documents complémentaires dans le Drive;
  • Envoyer un sondage de satisfaction;
  • Effectuer d’autres suivis, si nécessaire.

La gestion de la facturation du formateur se fait toujours par l’équipe de coordination et le paiement est assumé par le ministère.

-

Documentation des formations antérieurs (contenu hors wiki)[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction ?

  • L’équipe de soutien logistique


Dès qu’une formation a eu lieu, elle est inscrite au Plan de formation 2019-2022. Toutes les formations offertes depuis 2019 y sont documentées avec des liens vers les documents et les rediffusions (YouTube, non-répertorié). Ce document est un outil de référence pour les ADN et ils peuvent le consulter en tout temps. Par contre, sa véritable utilisation demeure mitigée et sa forme pourrait éventuellement être appelée à changer.

Ce document est privé (hors wiki) puisque nous ne disposons pas des droits de diffusion à plus large échelle pour la majorité des formations. Il est uniquement disponible dans le Drive des ADN.

-

Fonction 5 : TRANSFERT DE CONNAISSANCES[modifier | modifier le wikicode]

Une démarche de transfert de connaissances a débuté au cours de la 3e année d’existence du Réseau ADN (2021-2022). Celle-ci est principalement sous la responsabilité de la chargée de projet en transfert de connaissances (qui agit également comme co-animatrice de la communauté). La fonction Transfert de connaissances est devenu nécessaire afin de garder des traces des savoirs et des apprentissages acquis au sein de la communauté, en plus d’assurer leur partage. Elle vise également à faciliter l’intégration des nouveaux ADN.

-

Consultation du Groupe Transfert[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • La chargée de projet en transfert de connaissances


Au cours de l’année 2021, des travaux ont été entrepris afin de formaliser le partage et la diffusion des acquis à travers une Stratégie de transfert de connaissance. Les premiers jalons de la Stratégie ont été mis en place par Daisy Boustany qui a notamment obtenu l’appui de l’organisme Communagir. Elle a également rassemblé quelques agents de développement numérique et des gestionnaires du Réseau afin qu’ils agissent à titre de comité consultatif.

Les personnes suivantes sont devenues membres du Groupe Transfert (comité consultatif en transfert) :

  • Gabrielle Desbiens (gestionnaire, Culture Saguenay Lac Saint-Jean)
  • Antoine Gauthier (gestionnaire, Conseil du patrimoine vivant)
  • Dominic Trudel (gestionnaire, Conseil québécois de la musique)
  • Jovanny Savoie (ADN, Conseil québécois de la musique)
  • Isabelle L’Heureux (ADN mutualisé, CQAM / RCAAQ / RAIQ)
  • Gisèle Henne (ADN, Culture Laurentides)

Il y a eu 2 rencontres avec le groupe Transfert : 17 mars et 14 avril 2021.

Au cours des travaux réalisés par Daisy Boustany et les membres du Groupe Transfert, il a été convenu que la Stratégie devait s’adresser plus particulièrement aux ADN eux-mêmes, à leurs gestionnaires et à leurs équipes de travail.

La réflexion a conduit à la possibilité d’élargir le public cible de la Stratégie. Par contre, puisque le Réseau ADN est encore jeune, à peine trois années d’existence, il a été convenu que le besoin immédiat est de rejoindre d’abord ce premier public identifié. Une phase 2 pourrait mener à rejoindre un public plus large, soit l’ensemble des travailleurs du secteur culturel, ce qui est en conformité avec l’objectif ultime du Réseau ADN de soutenir la transformation numérique du secteur culturel en entier.

La démarche de transfert et la Stratégie sont déjà abondamment documentées dans le wiki dans la section Communauté de pratique/Transfert

-

Mise en œuvre de la Stratégie de transfert de connaissances[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • La chargée de projet en transfert de connaissances


Les premiers jalons de la Stratégie de transfert de connaissances ont été exposés aux ADN et aux gestionnaires lors de la 6e Rencontre nationale (mai 2021) par une présentation de la Stratégie, une mobilisation autour des organismes d’accueil et les premières étapes pour identifier les contenus pertinents par les chantiers.

Les éléments suivants sont déjà documentés sur le wiki :

Afin d'opérationnaliser la Stratégie de transfert, le wiki a été choisi comme outil de transfert. Le travail de mise en place du wiki est expliqué à la section Gestion des outils de la CP.

Les grandes sections (portails) du wiki viennent répondre aux objectifs de la Stratégie (pratique ADN, communauté de pratique, chantiers).

Une politique éditoriale a été rédigée afin d’orienter la production de contenu. La chargée de projet en transfert a rédigé une bonne partie du contenu des sections communes (pratique ADN et CP).

Les portails des chantiers ont été créés lors de la 7e rencontre nationale, à l’automne 2021. Le contenu a été créé par des sprints créatifs en équipe.

Parallèlement, en vue d’atteindre le 4e objectif de la Stratégie (Contribuer à développer la capacité de transfert au sein du Réseau ADN), des formations ont été offertes par Communagir.

-

Coordination de la stratégie de diffusion[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • La chargée de projet en transfert de connaissances

Une stratégie de diffusion a été élaborée afin de faire connaître le wiki au sein de la CP, aux gestionnaires et équipes de travail, conformément à la phase 1 de la Stratégie de transfert

La chargée de projet en transfert de connaissances avait le mandat de diffuser prioritairement aux ADN et aux équipes de travail au sein des organisations. Les outils de communication choisis sont :

  • Slack pour les ADN;
  • Communication courriel pour les gestionnaires.

Le groupe Facebook Les arts, la culture et le numérique a été choisi comme lieu plus large de diffusion pour les équipes puisque nous n’avons pas directement - outre que les ADN - de moyen pour les rejoindre. Chaque fois qu’une publication a été faite dans le groupe Facebook, nous avons vu une augmentation des visites sur le wiki.

Comme la communauté de pratique avait un mandat restreint de diffusion des connaissances, pour aller plus loin, il était proposé de partager les contenus diffusés au sein des organisations.

  • LinkedIn, Facebook, Twitter = perso pour tous + les comptes des organisations
  • Infolettre et site web des organismes d’accueil

Une publication par semaine a été diffusées à partir du lancement du wiki le 8 février 2022.

-

Mobilisation des connaissances autour du wiki[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • La chargée de projet en transfert de connaissances, en collaboration avec l’animatrice de la communauté

À partir du moment où il a été décidé d’aller de l’avant avec un wiki comme outil de transfert de connaissances, plusieurs activités de mobilisation ont été posées (création du groupe FABADN, sprint créatif lors de la 7e RN, ouverture de la chaîne #forumwiki dans le Slack, stratégie de diffusion, #wikimoment lors de la 8e RN). Les ajouts au wiki par la chargée de projet sont communiqués dans le Slack afin de susciter de l’engagement et donner envie d’aller visiter et partager le wiki.

Après la mise en place initiale du wiki, d’autres activités de mobilisation ont eu lieu, dont les principales sont des wikijam, des séances plus ou moins formelles où tous peuvent se présenter pour contribuer au wiki. (juste avant Noël 2021 et au printemps 2022).

Certains ADN sont déjà en mode « prochaine étapes », afin de poursuivre la documentation du wiki. Une liste de « choses à faire » a été préparée au printemps 2022. Une stratégie devra être mise en place pour la suite. Sans animation constante, ce type d’outil peut facilement perdre de l’intérêt. Les nouveaux ADN qui n’ont pas participé à la création du wiki devront aussi pouvoir développer un sentiment d’appartenance et y trouver le compte.

-

Fonction 6 : MOBILISATION DES GESTIONNAIRES[modifier | modifier le wikicode]

La participation des ADN à la vie de la communauté de pratique est prévue dans leur contrat d’embauche. Leurs gestionnaires n’ont pas accès à l’ensemble des outils de communication (tel que le Slack), ils doivent quand même être tenu informés des activités de la communauté de pratique, notamment pour en comprendre les retombées et d’autant plus qu’ils sont invités à participer à l’occasion (formations et rencontres nationales). La fonction Mobilisation des gestionnaires est sous la responsabilité de l’animatrice de la communauté.

-

Organisation de rencontres d’échanges, d’information et de sensibilisation[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • la ressource responsable de la liaison (an 1 et 2) et la ressource responsable de l'animation de la communauté de pratique (an 3)

Les 2 premières années du RADN, la responsable de la liaison proposait des rencontres spontanées d’accompagnement. Parfois, les responsables d’aides financières au MCC ou les chargés de programmes (CALQ ou SODEC) étaient conviés à ces rencontres.  L’objectif étant souvent d’accompagner les gestionnaires dans la compréhension du fonctionnement du Réseau ADN, de la CP et du mandat des ADN.

Dans la dernière année, l’équipe de coordination a mis en place les « matinales des gestionnaires » qui se tenaient aux 2 mois. Sous forme de courte rencontre en matinée, l’équipe d’animation utilisait ce moment avec les gestionnaires afin de les sensibiliser ou de les consulter sur une problématique particulière (transfert de connaissances, thème pour les Rencontres nationales, enjeux de ressources humaines, etc.).

Ces rencontres avec les gestionnaires représentent une stratégie d’animation et de mobilisation, qui se déroule en parallèle de la stratégie d’animation de la CP (voir Fonction Animation). Les 2 stratégies ont rarement coexistées. Au sein de la CP, on apprend et on collabore tandis qu’au sein du Réseau ADN, il s’agit plus d’une stratégie d’animation classique (informer/sensibiliser).

La dernière matinales a eu lieu en mars 2022. Cette formule devra probablement être revue et/ou réactivée dans le futur.

-

Envoi d’une communication mensuelle[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • les ressources responsables de l'animation et de la co-animation de la communauté de pratique

À chaque mois, une communication de type infolettre était envoyée par courriel aux gestionnaires des organismes d’accueil afin de leur présenter les récentes activités et actualités au sein de la communauté de pratique, principalement les formations et les rencontres nationales. Cette communication est importante puisqu’elle représente le principal lien entre la communauté de pratique et les gestionnaires.

Les personnes responsables de l’animation de la communauté préparent la communication dans un Google Doc puis l’envoie dans un courriel via l’adresse de l’animatrice. Les ADN sont informés de l’envoi de la communication à leur gestionnaire afin qu’ils puissent faire des suivis au besoin.

La dernière infolettre a été envoyée en mai 2022.

-

Soutien au recrutement[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • la ressource responsable de la liaison en appui aux RAF (responsables d’aide financière du ministère de la Culture et des Communications et aux chargés de programmes du CALQ et de la SODEC) (an 1 et 2 seulement)

Dès 2019, le soutien au recrutement a été un mandat important puisqu’il fallait démystifier le rôle du nouveau Réseau ADN et surtout le mandat de ce nouveau métier d’ADN. C’est pour cette raison que l’équipe de coordination a proposé un Guide d’accueil et un Guide du promoteur (2019).

Dès cette première année, nous avons pris conscience de l’importance de ce rôle étant donné le taux de roulement de personnel tant au niveau des ADN que des gestionnaires.  En 2021, lorsque le mandat de liaison a pris fin, cette responsabilité est revenue pleinement aux RAF (responsables d’aide financière du ministère de la Culture et des Communications et aux chargés de programmes du CALQ et de la SODEC).

-

Animation des Rencontres nationales[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • les ressources responsables de l'animation et de la co-animation de la communauté de pratique, avec le soutien de l’équipe de soutien logistique

Nous avons déjà traité de l’animation des Rencontres nationales précédemment. Elle se retrouve comme sous-fonction de la fonction « Mobilisation des gestionnaires », car depuis le printemps 2020, le comité directeur a formulé le souhait d’intégrer les gestionnaires aux  Rencontres nationales. Cette décision a coïncidé avec la première vague de la pandémie et représentait une réelle opportunité de mobiliser les gestionnaires autour du Réseau ADN en mode virtuel.

Avec le retour en présentiel souhaité par les ADN dès l’automne 2022, il sera pertinent d’explorer l’apport des gestionnaires aux prochaines Rencontres nationales.

2 fonctions associées à l'écosystème[modifier | modifier le wikicode]

À qui s'adresse ces fonctions?

  • Aux acteurs des milieux culturels et artistiques
Image présentation les 2 fonctions du RADN associées à l'écosystème

Fonction 7 : LIAISON[modifier | modifier le wikicode]

La fonction de liaison consiste à entretenir le lien entre le Réseau ADN et d'autres partenaires de l'écosystème de la culture. Cette fonction était principalement sous la responsabilité de la coordonnatrice de la mesure 120 du PCNQ. Elle n'a pas été reconduite après la deuxième année du Réseau ADN, principalement parce que l'équipe de coodination a fait le choix de concentrer ses efforts à la mobilisation des gestionnaires (fonction présentée à la section précédente).

-

Coordination du Comité directeur MCC/CALQ/SODEC[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • La coordonnatrice de la mesure 120 du Plan culturel numérique du Québec.


La coordination du Comité directeur MCC/CALQ/SODEC est assumée par la coordination de la mesure 120 du Plan culturel numérique du Québec.  

Le Comité directeur a pour mandat de soutenir la transformation numérique du milieu culturel québécois.

Pour ce faire, il pourra :

  • proposer et approuver les décisions stratégiques quant au déploiement des agents de développement numérique (les ADN);
  • approuver les orientations stratégiques des Rencontres annuelles;
  • approuver les orientations annuelles des Stratégies et Plans de communication;
  • agir à titre de courroie de transmission avec ses autorités respectives et les professionnels responsables de l’aide financière des organismes d’accueil;
  • mobiliser les organismes d’accueil en lien avec les objectifs du Réseau.

Rappelons-le, le RADN n’est pas une organisation, mais un modèle d’intervention basé sur la vision commune identifiée dans la mise en contexte. Sa cohérence est maintenue par la coordonnatrice de la mesure 120 du Plan culturel numérique du Québec (PCNQ).

-

Liaison avec l’écosystème culturel et numérique[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • la ressource responsable de la liaison (an 1 et 2 seulement)


Dès 2019, à travers le rôle de concertation des ADN, le Guide d’accueil présente l’écosystème « culture + numérique + recherche » afin que celui-ci soit en action avec le Réseau ADN. Une chargée de projet à la liaison a été embauché par le ministère afin de faciliter la cohésion entre les acteurs du RADN et son écosystème.

Initialement, la liaison avait comme mandat de créer des ponts aux services du développement des chantiers au sein de la communauté de pratique. Son rôle a évolué en proposant des rencontres, sous forme de webinaires, avec des acteurs du milieu.

En 2020, le mandat de liaison n’a pas été reconduit afin de se concentrer sur la mobilisation des gestionnaires.

-

Ouverture de la communauté de pratique à l’écosystème[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • l’équipe de la coordination


À plusieurs reprises, l’équipe de coordination a été amenée à réfléchir à la possibilité d’ouvrir la communauté de pratique à l’écosystème. Cette ouverture est tout à fait cohérente avec la vision initiale qui veut que l’ADN soit en relation avec l’écosystème.  C’est ainsi que quelques rares ressources externes ont eu accès à la communauté en ligne (Slack).  

À titre d’exemple, nous avons fait appel à des consultants externes associés à l’équipe du PCNQ pour le chantier Culture des données.

Les consultants-chercheurs de l’Université du Québec à Montréal (UQAM) ont également des accès au Slack pour des fins de documentation.

Par contre, nous avons refusé plusieurs demandes d’anciens ADN (ex. : direction du Hub 01 partenaire du chantier Transformation numérique) ou ressources ayant un mandat qui s'apparente à celui de l’ADN simplement par manque de ressources pour assurer l’accueil et l’intégration adéquate de ces personnes.

Dans tous les cas, sans signer une entente formelle, ceux-ci sont assujettis à des règles développées dans le cadre de la mesure 99 pilotée par Québec numérique.

Règle de neutralité : dans le cadre d’un accompagnement ou soutien à la CP, la ressource externe ne peut contacter un mandat auprès d’un ADN. Il peut avoir à recommander des consultants externes ou des entreprises. Dans ces cas, il doit proposer un minimum de deux solutions et utiliser la cartographie pour le faire (si pertinent). Le choix final appartiendra à l’ADN.

Règle de confidentialité: dans le cadre d’un accompagnement ou soutien à la CP, la ressource externe doit assurer la confidentialité des données qui circulent au sein de la CP.

-

Fonction 8 : COMMUNICATION[modifier | modifier le wikicode]

La fonction de communication consiste à communiquer publiquement au sein de l'écosystème culturel au sujet des activités du Réseau ADN. Cette fonction était principalement sous la responsabilité de la coordonnatrice de la mesure 120 du PCNQ, qui avait mandaté un tiers afin d'assumer la fonction au début du mandat. Cependant, la fonction a été peu à peu délassé et elle n'a pas été exploité à son plein potentiel jusqu'à maintenant. Tout comme la fonction de liaison, elle n'a pas été priorisée, principalement parce que l'équipe de coodination a fait le choix de concentrer ses efforts à la mobilisation des gestionnaires (fonction présentée à la section précédente).

Coordination des actions ministérielles pour faire rayonner la mesure 120[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • L’équipe des communications du ministère de la Culture et des Communications, avec le soutien de la coordination de la mesure 120.


Le Réseau ADN a été mis en place par le ministère de la Culture et des Communications du Québec (MCC), le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) et la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC) en 2019. Il s’agit de la Mesure 120 du Plan culturel numérique du Québec – Mettre sur pied et animer un réseau d’agents de développement culturel numérique (ADN). La cohérence des actions de communication au sein du réseau est maintenue par la coordonnatrice de la Mesure 120.

Ainsi, la coordination de la mesure 120 s’assure de faire circuler l’information auprès des différentes instances, en plus de produire différentes communications autour des réalisations de la mesure 120 sur le site Web du PCNQ.

En 2022, face au constat que le travail des agents de développement culturel numérique n’est pas suffisamment connu des membres et des clients des organismes d’accueil ainsi que des autres publics cibles, le MCC a proposé la création de vidéos promotionnelles.  Ces vidéos avaient pour but de contribuer à faire connaître leur travail. Il s’agissait d’une première initiative pour faire la promotion du Réseau ADN depuis sa création. Cette action de communication s’est aussi inscrite dans la foulée de la reconduction du mandat des ADN jusqu’en mars 2024.

Les courtes vidéos ont été diffusées sur la chaîne YouTube du ministère de la Culture et des Communications et relayées dans ses médias sociaux.  Elles se retrouvent également sur le wiki des ADN dans la section « À propos »

-

Diffusion et communication auprès de l’écosystème[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • L’équipe de communication de Québec numérique (an 1 et 2 seulement)


Cette fonction a été assurée par l’organisme Québec numérique et son équipe de communication pendant les 2 premières années du Réseau ADN. Ce mandat a été retiré pour l’an 3.

Dans le cadre de cette fonction, Québec numérique a :

-

Mise à jour du site Web (avant 2022) et du wiki (après 2022)[modifier | modifier le wikicode]

Qui est responsable de la fonction?

  • L’équipe de soutien logistique (Québec numérique) pour le site Web
  • L’équipe de soutien logistique et les personnes responsables de l’animation pour le wiki


Le site Web du Réseau ADN, hébergé sur une plateforme WordPress, a été le principal outil de communication du RADN de 2019-2022.  Il représentait tout simplement une vitrine pour les organisations fédérées autour du Réseau ADN. Le bottin des ADN représentait le cœur de l’axe de communication ainsi que quelques informations plus corporatives (carte de visite) au sujet des organismes d’accueil. Un blogue « caché » avait été mis en place comme outil de transfert de connaissances, mais il n’a jamais été utilisé.  

L’équipe de coordination a réalisé que l’usage d’un site Web hébergé par un tiers n’était pas l’outil collaboratif parfait pour l'opération de transfert de connaissances. C’est ainsi que l’équipe a opté pour la création d’un wiki permettant à chaque ADN de créer son propre contenu.

Depuis le printemps 2022, le wiki a remplacé le site Web comme outil de communication de la communauté de pratique.